Si vous gérez un grand espace de travail et que vous ne souhaitez pas ajouter ou supprimer manuellement des membres à chaque fois qu’ils rejoignent ou quittent votre entreprise, nous vous recommandons d'opter pour un remplacement mensuel de la liste d’importation. Cela vous permet d’importer vos employés depuis un système RH (comme ADP, Ultimate Software, Workday, Bamboo) sans nécessiter d’intégration directe.
Voici les étapes à suivre:
1. Allez dans Espaces de travail
2. Dans le sous-menu, sélectionnez Gérer les membres
3. Dans le menu déroulant en haut, choisissez l’espace de travail souhaité
4. Sélectionnez Télécharger la liste
5. Téléchargez le modèle .CSV
6. Accédez à votre système RH et exportez la liste des employés que vous souhaitez intégrer comme membres de l’espace de travail Guusto.
7. Copiez les données nécessaires (par exemple, numéro d’employé, prénom, nom, e-mail) depuis le fichier exporté de votre système RH. Le prénom, le nom et l’e-mail sont des champs obligatoires.
8. Insérez ces données dans les colonnes correspondantes du modèle .CSV Guusto (notez que vous pouvez laisser les champs optionnels vides, ceux-ci resteront inchangés pour les membres existants de l’espace de travail ou seront définis par défaut pour les nouveaux membres).
9. Enregistrez et téléchargez le fichier .CSV mis à jour
10. Sélectionnez le type de téléchargement Remplacer l’espace de travail existant par une nouvelle liste
11. Vérifiez le nombre de membres qui seront remplacés, puis cliquez sur Confirmer
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Si un numéro d'employé ou une adresse e-mail dans votre fichier CSV correspond à un membre existant de l’espace de travail, ses informations seront mises à jour avec les nouvelles données de votre fichier CSV.
Sinon, un nouveau membre sera ajouté à l’espace de travail.
Les membres existants de l’espace de travail qui ne figurent pas dans votre fichier CSV téléchargé seront désactivés (si ces membres ont déjà utilisé leur compte, assurez-vous de ne pas perdre leurs données).
LISTE DE VÉRIFICATION
Vous pouvez exporter votre liste actuelle de membres de l’espace de travail depuis la page des paramètres des membres, y ajouter les nouvelles données, puis effectuer un téléchargement avec remplacement pour importer toutes les informations mises à jour d’un seul coup.
Tous les rapports doivent être au format .CSV
Si vos utilisateurs possèdent des caractères spéciaux dans leurs noms, comme "é" ou "ü", assurez-vous que votre fichier soit envoyé au format CSV avec encodage UTF-8, afin que ces caractères soient correctement importés dans Guusto, tels qu'ils apparaissent dans votre système RH.
Les fichiers doivent toujours être complets. Autrement dit, à chaque transfert, vous devez inclure toutes les données des employés qui doivent figurer dans votre espace de travail Guusto.
Cela permet à Guusto de prendre en compte les employés sortis de l’entreprise ainsi que les hiérarchies de reporting.
Les en-têtes de colonnes dans votre rapport RHIS doivent correspondre exactement au texte des exemples de données fournis ci-dessus.
Seuls les employés devant faire partie de l’espace de travail Guusto doivent figurer dans ce rapport.
Les employés licenciés, en congé ou n'étant pas concernés par votre programme de reconnaissance doivent être exclus du fichier.
Toutes les données supplémentaires que vous souhaitez intégrer à votre programme peuvent être renseignées dans les colonnes des champs de données supplémentaires.
Cela inclut les informations à inclure dans les rapports ainsi que les données spécifiques à votre programme.
Si vous avez plusieurs espaces de travail Guusto et souhaitez attribuer différents employés à chacun, vous devrez créer un rapport distinct pour chaque espace.
Seuls les employés devant figurer dans chaque espace de travail doivent être inclus dans leur rapport respectif.
DÉPANNAGE
Dans de très rares cas, si votre fichier CSV téléchargé échange les numéros d'employé et les e-mails pour certains membres existants de l'espace de travail, une erreur pourrait se produire.
Par exemple, si votre espace de travail actuel contient:
Employé #45, [email protected]
Employé #46, [email protected]
Employé #47, [email protected]
Et que votre fichier CSV téléchargé contient:
Employé #45, [email protected]
Employé #46, [email protected]
Employé #47, [email protected]
Dans ce cas, il vous suffit de nous contacter, et nous serons heureux de vous aider.