Bienvenue dans notre article consacré à l’outil de création des conditions d’attribution du budget! Cet outil vous permet de gérer plus facilement l’attribution de vos budgets.
À noter : vous devez être administrateur pour y avoir accès.
Qu’est-ce que c’est?
L’outil de création des conditions d’attribution du budget permet aux administrateurs de créer des règles personnalisées pour déterminer quels membres de leur espace de travail auront accès aux fonds disponibles.
Vous pouvez définir vos règles en fonction de différents critères, comme le poste, le département ou l’emplacement des membres. Une fois les règles configurées, Guusto les applique automatiquement afin que les fonds soient attribués aux membres qui répondent aux critères définis.
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité?
Personnalisation et flexibilité: L’outil de création des conditions d’attribution du budget vous permet d’adapter la répartition des fonds aux besoins de votre organisation. Vous pouvez définir vos propres critères d’attribution afin de vous assurer que les budgets sont répartis en fonction de votre programme de reconnaissance et de vos objectifs.
Gestion automatique des budgets des employés:
Une fois vos règles configurées, l’outil attribue automatiquement les budgets selon les critères que vous avez définis. Vous n’avez donc plus besoin de gérer les budgets manuellement pour chaque membre. Si vous utilisez une intégration SIRH, les budgets sont également attribués automatiquement aux nouveaux membres dès qu’ils sont ajoutés à votre espace de travail par l’intermédiaire de l’intégration.
Comment elle fonctionne?
L’outil de création des conditions d’attribution du budget se trouve dans Espaces de travail → Page d'Administrateur → Gérer les fonds → Accès aux fonds de l’espace de travail et limites → Conditions budgétaires.
Pour créer une règle budgétaire, utilisez une logique SI/ALORS. Commencez par définir une condition (SI), puis indiquez ce qui doit se produire lorsque cette condition est respectée (ALORS).
Par exemple:
SI le département est « Marketing »
ALORS attribuer un montant fixe de 50 $ par mois.
Conditions SI
Utilisées pour définir le groupe d’employés qui recevra un budget.
Sélection des critères : Vous pouvez utiliser dans votre condition SI n’importe quelle information sur les employés qui est enregistrée dans votre espace de travail. Vous pouvez également sélectionner des valeurs précises pour chaque critère.
Opérateurs
Vous pouvez utiliser trois opérateurs différents pour définir vos conditions SI.
EST — Utilisez cet opérateur lorsque vous souhaitez attribuer un budget aux membres dont la valeur d’un champ correspond à un critère précis. Par exemple, si le champ « Sous-division » est renseigné dans le tableau des membres de l’espace de travail et que vous souhaitez attribuer un budget à tous les membres de la sous-division « Ressources humaines », sélectionnez EST et indiquez cette valeur.
N'EST PAS — Utilisez cet opérateur lorsque vous souhaitez attribuer un budget aux membres dont la valeur d’un champ ne correspond pas à un critère précis. Par exemple, si le champ « Type d’emploi » est renseigné dans le tableau des membres de l’espace de travail et que vous souhaitez attribuer un budget à tous les membres dont le type d’emploi n’est pas « Emploi étudiant », sélectionnez N'EST PAS et indiquez cette valeur.
A UNE QUELQUE VALEUR — Utilisez cet opérateur lorsque vous souhaitez inclure tous les membres pour lesquels une valeur est renseignée pour un attribut donné, sans tenir compte de la valeur elle-même. Par exemple, pour rendre tous les employés ayant un poste admissibles à une règle budgétaire, sélectionnez l’attribut « Position » et l’opérateur A UNE QUELQUE VALEUR. Tous les employés dont un poste est renseigné dans leur profil seront alors inclus dans la règle.
Ajouter plusieurs conditions
Vous pouvez ajouter plusieurs conditions à une même règle en sélectionnant + Ajouter une Condition. Pour le moment, seules les conditions de type ET sont prises en charge.
Lorsqu’une règle comprend plusieurs conditions, les employés doivent répondre à toutes les conditions pour que le budget défini dans la section ALORS leur soit attribué.
Énoncés ALORS
Utilisés pour définir les limites de dépenses du groupe d’employés.
Par rapport direct
L’outil de création des conditions d’attribution du budget permet d’attribuer un montant en fonction du nombre de subordonnés directs d’un employé. Le montant est calculé automatiquement en fonction du nombre de subordonnés directs associés à l’employé dans le système. Par exemple, si une règle prévoit 50 $ par subordonné direct et qu’un employé a quatre subordonnés directs, un budget de 200 $ lui sera attribué. Cette option peut également être combinée à un montant fixe (voir ci-dessous).
Exemple : Jack a deux subordonnés directs : Jamie et Jane.
Une règle prévoyant un montant de 25 $ par subordonné direct est enregistrée avec une fréquence mensuelle. Lors de la prochaine exécution de la règle, 50 $ seront ajoutés au budget mensuel de Jack pour son accès aux fonds de l’espace de travail.
Montants fixes
L’outil de création des conditions d’attribution du budget permet également d’attribuer des montants fixes. Il s’agit de montants prédéfinis qui restent les mêmes pour tous les employés visés par la règle.
Exemple : un budget mensuel fixe de 100 $.
Fréquence
Le champ Fréquence vous permet de choisir la période selon laquelle le budget de la règle sera attribué. Les options offertes sont Hebdomadaire, Mensuel et Trimestriel.
Par exemple, si vous sélectionnez la fréquence Mensuel dans une règle, le budget défini dans l’énoncé ALORS sera ajouté au champ correspondant au budget mensuel de l’employé chaque fois que la règle sera exécutée.
Limite par récompense
L’outil de création des conditions d’attribution du budget vous permet de définir une limite par récompense. Les employés visés par cette règle ne pourront pas acheter de récompenses dont le montant dépasse la limite définie.
La valeur de la récompense doit être approuvée
Vous pouvez également définir, dans vos règles, un montant de récompense qui nécessite une approbation. Lorsqu’un employé passe une commande dont le montant dépasse celui défini dans ce champ, un administrateur devra approuver la commande avant que la récompense puisse être envoyée.
Enregistrer les règles
Vous pouvez enregistrer plusieurs règles et les modifier au besoin.
Conflits entre les règles
Des conflits peuvent survenir lorsque les critères définis dans les conditions SI font qu’un même employé répond aux critères de plusieurs règles.
Lorsque cela se produit, le système Guusto affiche un message d’avertissement pour vous signaler qu’il pourrait y avoir un conflit entre les règles que vous avez créées. Même en cas de conflit potentiel, les règles continueront de s’exécuter normalement
Foire aux questions
À quel forfait cette fonctionnalité est-elle offerte?
Cette fonctionnalité est offerte avec le forfait Essential!
Quand les règles sont-elles appliquées? - Les règles enregistrées sont actuellement exécutées chaque jour à 17 h (HNP).
Est-il possible de configurer les règles dans différentes devises?
Oui! L’outil de création des conditions d’attribution du budget comprend un sélecteur de devise qui vous permet de choisir la devise souhaitée.
Cette fonctionnalité fonctionne-t-elle avec les bénéficiaires préchargés?
Oui! Lorsque le budget par subordonné direct est calculé, les règles tiennent compte à la fois des subordonnés directs qui sont des bénéficiaires préchargés et des subordonnés directs qui sont des membres de l’espace de travail.