Qu’est-ce que l’accès à l’espace de travail?
L’accès à l’espace de travail permet aux administrateurs de gérer quels employés peuvent se connecter à un espace Guusto et participer au programme de reconnaissance.
Les employés se divisent en deux catégories :
Aucun accès à l’espace de travail : ils peuvent recevoir et échanger des reconnaissances, mais ne peuvent pas se connecter ni accéder à l’espace de travail.
Accès à l’espace de travail : ils peuvent se connecter et, selon leur rôle, envoyer des reconnaissances et consulter les informations de l’espace de travail.
Cette fonctionnalité permet de centraliser la gestion des employés dans l’outil Gérer les membres, tout en améliorant la compatibilité avec les intégrations comme les systèmes SIRH, ainsi qu’avec des fonctionnalités telles que les Informations du gestionnaire.
Fonctionnement
Les paramètres d’accès à l’espace de travail sont appliqués immédiatement lors de la création ou de la mise à jour d’un employé.
Lorsqu’un accès est accordé pour la première fois, l’employé reçoit un courriel de bienvenue (avec les identifiants de connexion si nécessaire).
Si l’accès est retiré, l’employé ne peut plus se connecter, mais peut toujours recevoir et utiliser ses cadeaux.
Comment utiliser l’accès à l’espace de travail
1. Définir l’accès par défaut pour tous les employés
Déterminez le modèle de votre programme — qu’il s’agisse d’un programme entre pairs, réservé aux gestionnaires ou piloté par les administrateurs.
Pour configurer :
Allez dans Espaces de travail > Gérer les membres > Gérer l'accès
Choisissez votre option par défaut :
Pas d'accès à l’espace de travail : aucun employé ne peut accéder à l’espace de travail par défaut.
Autoriser l'accès à l’espace de travail aux employés : tous les employés peuvent se connecter, sauf si des conditions sont ajoutées.
(Optionnel) Ajouter des règles conditionnelles :
Cliquez sur Personnaliser l’accès > Ajouter une condition
Choisissez un champ (ex. : département, rôle)
Définissez la règle (ex. : poste EST gestionnaire)
Enregistrez — cela s’appliquera automatiquement à tous les nouveaux employés.
2. Donner ou retirer l’accès manuellement
Pour des changements individuels :
Allez dans Gérer les membres
Recherchez l’employé
Dans la colonne Accès à l’espace de travail :
Activez Autoriser pour donner l’accès
Activez Aucun accès pour le retirer
Si l’accès est accordé pour la première fois, un courriel de bienvenue est automatiquement envoyé.
3. Attribuer l’accès lors de l’ajout d’un nouveau membre
Allez dans Gérer les membres > Ajouter un membre
Remplissez les informations de l’employé
Dans la fenêtre modale :
Cochez Accès à l’espace de travail pour autoriser la connexion
Décochez cette option pour en faire uniquement un destinataire
Cliquez sur Enregistrer.
4. Mettre à jour l’accès pour tous les employés (action groupée)
Pour appliquer des changements d’accès à l’ensemble de votre équipe :
Allez dans Espaces de travail > Gérer les membres > Gérer l'accès
Ajustez vos paramètres d’accès par défaut et vos règles conditionnelles
Cliquez sur Mettre à jour l’accès maintenant
Passez en revue la fenêtre de confirmation :
Elle indique combien d’employés recevront un nouvel accès
Confirmez pour appliquer la mise à jour
Les administrateurs sont exclus des mises à jour
Les utilisateurs ayant déjà accès le conserveront, sauf modification explicite.
Une bannière de confirmation s’affiche pour indiquer combien d’employés ont été mis à jour.
💡 Conseils et points à considérer
Conditions de l’abonnement : L’autorisation d’accès à l’espace de travail est disponible uniquement sur les plans Essential et Premium (recherchez l’icône ✨).
Intégrations SIRH (HRIS) : Si votre espace de travail est intégré, les règles d’accès s’appliquent automatiquement aux nouveaux employés synchronisés depuis votre SIRH.
Vérification des accès : Utilisez le filtre Gérer l'accès dans le tableau Gérer les membres pour voir rapidement qui a accès à l’espace de travail.
Courriels de bienvenue : Ceux-ci ne sont envoyés qu’une seule fois — réattribuer l’accès à une personne qui l’avait déjà ne renverra pas ses identifiants.
Vous avez encore des questions?
Nous sommes là pour vous aider! 😊 N’hésitez pas à nous contacter à [email protected] si vous avez besoin d’aide pour configurer l’accès à l’espace de travail ou pour mettre en place votre programme.